Бизнес Пак ПрисоединяйтесьКанал в ТелеграмеМы в контактеYouTubeОдноклассники
/Работа с документами /Авансовый отчет

Форма первичной учетной документации «Авансовый отчет» № АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Отчет соответствует последнему утвержденному образцу.

Для того чтобы заполнить авансовый отчет, откройте закладку Авансовый отчет, нажав на кнопку [Открыть — Другие документы] и выбрав соответствующий пункт в меню. Откроется экранная форма, в которой нужно заполнить следующие поля:

№

Поле предназначено для ввода номера документа (рис. 1). Номер авансового отчета можете ввести с клавиатуры. Если Вы нажмете на кнопку в этом поле, то номер документа увеличится на единицу. Это очень удобно при составлении нового документа. При двойном нажатии на кнопку, дата документа поменяется на текущую.
Рис. 1. Ввод номера
Рис. 1. Ввод номера

от

Поле для ввода даты авансового отчета (рис. 2). Дату составления документа можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 12.02.2004. Можете установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.
Рис. 2. Ввод даты
Рис. 2. Ввод даты
Смотрите также раздел «Календарь»

Остаток

Если по выданному ранее авансу были израсходованы не все деньги, выданные под отчет, то укажите в этом поле сумму остатка.

Перерасход

Если по выданному ранее авансу был перерасход, введите сумму в это поле.

Аванс 1, Аванс 2

Поля для ввода суммы аванса, полученной в рублях.

Приложение __ документов на __ листах

Указывается количество приложенных к отчету документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, перечисленных в таблице на оборотной стороне формы, а также общее количество листов в этих документах.

Организация

Поле Организация (рис. 3) содержит реквизиты фирмы, которая выдает деньги (обычно — Ваше предприятие). Для того чтобы выбрать нужное наименование фирмы, начните набирать на клавиатуре нужное наименование фирмы, и курсор автоматически найдет это название в списке. Если список не очень длинный, то можете вызвать весь список нажатием кнопки со стрелкой вниз и найти искомую фирму в списке. Если такой фирмы не обнаружилось, то читайте в разделе «Элемент работы со справочником», как внести ее в список организаций.
Рис. 3. Ввод названия фирмы
Рис. 3. Ввод названия фирмы
Смотрите также раздел «Фирмы»

Подотчетное лицо

В этом поле указывается фамилия работника, составляющего авансовый отчет (рис. 4). Заполняется так же, как и поле Организация. При вводе данных о работнике в справочник заносятся: фамилия, инициалы, должность или профессия, табельный номер (если таковые используются в организации).
Рис. 4. Ввод подотчетного лица
Рис. 4. Ввод подотчетного лица

Стр. подразделение

Указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо. Здесь можно воспользоваться шаблоном (рис. 5). То есть один раз занести наименования структурных подразделений в шаблон, а затем выбирать соответствующее подразделение из шаблона.
Рис. 5. Ввод подразделения
Рис. 5. Ввод подразделения
Смотрите также раздел «Шаблоны»

Код

При проверке авансового отчета в бухгалтерии указывается код структурного подразделения, разработанный в организации. Если такая система кодирования в организации не предусмотрена, то данное поле не заполняется.

Назначение аванса

Указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. Можете заполнить это поле вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 6).
Рис. 6. Ввод назначения аванса
Рис. 6. Ввод назначения аванса

По кассовому ордеру № __ от __

Данные документа, подтверждающего внесение остатка неиспользованного аванса в кассу или выдачу суммы перерасхода, выявленной по авансовому отчету. Поля заполняются при оформлении авансового отчета в бухгалтерии.

Сетка для занесения документов, подтверждающих произведенные расходы

Сетка предназначена для ввода работником перечня документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (рис. 7). Эти данные будут выведены в соответствующих графах на оборотной стороне формы.

Для заполнения сетки вызовите нажатием правой клавиши мыши в области сетки всплывающее меню и выберите в нем пункт Добавить. Другой способ вызвать окно вставки — это нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Ins].

В открывшемся окне Расход заносятся следующие данные:

  1. Дата выписки документа, подтверждающего произведенные расходы.
  2. Номер документа.
  3. Наименование документа (товарный чек, чек ККМ, квитанция и пр.).
  4. Сумма затрат по отчету.
  5. Сумма расходов, принятых к учету. Обычно заполняется при оформлении авансового отчета в бухгалтерии.
  6. Дебет счета.
  7. Кредит счета.

Если Вам нужно изменить данные уже вставленного документа, то выберите в контекстном меню пункт Изменить.

Пункт Удалить в контекстном меню позволяет удалить выделенную запись о документе. Можете полностью очистить сетку и удалить в ней все введенные документы, подтверждающие произведенные расходы. Для этого выберите в контекстном меню пункт Удалить все.

Если нужно переместить запись вверх или вниз списка, испльзуйте пункты контекстного меню Переместить строку вверх и Переместить строку вниз.
Рис. 7. Сетка заполнения отчета
Рис. 7. Сетка заполнения отчета
Смотрите также разделы «Справочники», «Сетки»

Советуем прочитать:

Создание документа, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.