 |        |
Все созданные Вами и сохраненные документы автоматически попадают в архив. Эти документы можно просмотреть, распечатать, отредактировать, экспортировать. В этом разделе описаны возможности работы с архивом.
Переходим в архив документов…
Для того чтобы попасть в архив документов нажмите на кнопку
- Заменить;
- Создать новый;
- Не сохранять;
- Отменить действие и вернуться к заполнению формы.
Выберите нужный пункт и затем попадете в архив документов.
Рис. 1. Переход в архив документов
Документы в архиве
На закладке Документы в сетке архива отображаются все созданные Вами документы, отсортированные по номеру в порядке возрастания и затем по дате.
В верхней части окна располагаются фильтры:
- по дате документов (рис. 2). Позволяет отфильтровать документы по указанной в них дате и вывести на экран только документы, соответствующие условию фильтра. В поле «с» введите дату начала периода, в поле «по» — конец периода.
- по наименованию фирмы. Выберите наименование фирмы-плательщика (продавца) в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз (рис. 3). После того, как Вы выберите фирму, на экране останутся только относящиеся к этой фирме документы.
- по наименованию фирмы-партнера. Выберите наименование фирмы-партнера (она же получатель, покупатель), и в сетке архива будут отображены только документы, относящиеся к этой фирме.
- по оплате документов (рис. 4). Вы можете вывести на экран оплаченные, неоплаченные или все документы. Подробнее об этом читайте в разделе «Отметка об оплате документа».
- по метке документа (рис. 5). Позволяет отфильтровать документы по установленным меткам. Можно выбрать несколько меток, при этом будут отображаться документы с установленными метками.
Установленный фильтр распространяет свое действие на распечатку реестра документов. Для отмены фильтра нажмите кнопку с крестиком (рис. 6).
Рис. 2. Фильтр по дате
Рис. 3. Фильтр по наименованию фирмы
Рис. 4. Фильтр по оплате
Рис. 5. Фильтр по метке
Рис. 6. Отмена фильтра
Операции с документами в архиве
Вы можете вывести на экран и распечатать документы в соответствии с заданными условиями фильтра: за заданный временной период; по конкретной фирме; в зависимости от факта оплаты. Любой документ из архива можно просмотреть и распечатать, при желании его можно отредактировать и(или) создать на основании его новый документ. Ненужные данные из архива можно удалить.
Оплата документов заносится на закладке Оплаты. Подробнее об этом читайте в разделе «Отметка об оплате документа».
Для работы с конкретным документом отметьте с помощью клавиатуры или мышки нужный документ и нажмите кнопку
Из архивов, как уже упоминалось, можно распечатывать отчеты (реестры документов). Документы в этих отчетах отсортированы по полному наименованию фирмы, затем по порядковому номеру и по дате составления. При желании эту сортировку и внешний вид отчета можно изменить в дизайнере отчетов (см. главу «Стандартный редактор»).
На документы в архиве можно устанавливать метки, при этом строка с отмеченным документом подсветится цветом выбранной метки. Чтобы установить на документ метку, найдите его в архиве, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Метка. Появится список с метками. По умолчанию на каждом документе установлена метка Печатать, для добавления метки выберите пункт Новая метка. Откроется окно, в котором нужно заполнить поле Наименование и выбрать цвет метки.
На документ можно установить несколько меток, при этом строка с документом будем подсвечена цветом метки, которая идет в справочнике первой по алфавиту. Остальные цвета будут отображаться в столбце Метка. Изменить или удалить метку можно в справочнике (см. главу «Метки»).
Если документ сформирован с помощью сервиса «Пакетная печать», то у него будет активен пункт контекстного меню Пакет, в котором отобразится список связанных документов, к которым можно сразу же перейти.
Советуем прочитать:
Создание документа, Работа с документами, Отметка об оплате документа, Пакетная печать.